Dostęp do skrzynki służbowej pracownika
Monitoring poczty elektronicznej pracownika jest dopuszczalny tylko wówczas, gdy zostały spełnione warunki:
1. jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy;
2. monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika;
3. monitoring został wprowadzony zgodnie z treścią art. 222 § 6 – 10 k.p., tj:
a) cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustalony został się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
b) pracodawca poinformował pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
c) pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazał mu na piśmie informacje o celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu.
Kontrola poczty służbowej na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez pracownika jest wątpliwa. Chociażby z tego względu: co w przypadku, gdy pracownik odmówi udzielenia takiego pełnomocnictwa? Co z odpowiedzialnością pracownika za ujawnienie danych potrzebnych do zalogowania się do konta służbowego? Jaka jest podstawa prawna do nakazania udzielenia sporządzenia takiego pełnomocnictwa w ramach stosunku służbowego?
W przypadku, w którym to bezpośredni przełożony nakazał pracownikowi udzielenie pisemnego pełnomocnictwa do zalogowania się na skrzynkę pocztową (służbową) może być uznany za działanie bezprawne, a takie pełnomocnictwo można byłoby podważyć. Inną kwestią jest fakt, że zarówno komputer wraz z oprogramowaniem, konto poczty służbowej, jest własnością pracodawcy, który udostępnia to pracownikowi, żeby ten z kolei mógł wykonywać swoją pracę. Pracodawca zatem chcąc monitorować pracę pracownika powinien to uczynić zachowując warunki i przesłanki wymienione powyżej, z zastrzeżeniem o braku konieczności udzielenia przez pracowników pełnomocnictwa do zalogowania się na skrzynkę pocztową (służbową). Trzeba jeszcze pamiętać, że monitorowanie pracy pracowników stanowi ingerencję w ich prawo do prywatności. Naruszenie tego prawa naraża pracodawcę na odpowiedzialność cywilnoprawną albo karnoprawną.
Dział prawny – NSZZ “Solidarność” Region Dolny Śląsk
